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紫软档案
紫软你文档管理系统
系统概述
文档是企业的知识财富和智力资源最重要的载体。有研究表明：企业70％日常运作必须同各类纸质和电子文档联系在一起；企业内80％知识和信息是以文档的形式存在；应用文档所产生的人工费占总人工费的40%，占企业总收入的15%。因此，良好的企业文档资源管理，就是良好的企业财富管理。
快图档企业文档管理系统将人、信息甚至整个知识库里的应用程序都连接起来，它能够挖掘出大量的、具有潜在价值的信息，并将它转化为企业的知识财富。
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紫软文档管理系统基本定位
◆ 企业级文档管理系统，实现各种文档采集、索引、检索、管理一体化。
◆ 各种文件资源的管理中心
◆ 多用户，以web界面实现企业资源共享。
◆ 文档资料库开发包（SDK）
1、促进企业文档资源的共享
• 对文档资源的管控突破了时空限制，用户可以随时随地查看、修改、上传文档
• 跨部门、跨地区资源共享更为简便、容易
2、加强文档安全性
• 多层次、多方面的安全管控来确保文档的安全共享
3、提高客户的成本效益
• 节省了在归档和检索方面所花的时间，员工可以把时间放在更有价值的工作上。
4、提高客户满意度
• 对客户的咨询，员工反应更加迅速、更加有效
产品特点
- 各种类型文档的全面、集中管理
- 基于浏览器的管理窗口
- 自动建立各种索引，方便用户查找
- 通过权限的设置来确保文档的安全性
- 用户的各种操作，文档版本的更新都有详细的记录。
主要功能
- 电子文件管理
• 管理各种类型的电子文档，全方位的索引、浏览及查询。
• 可以选择是通过邮件附件还是文件链接来分派文件。
• 版本控制、强大的附件管理能力
• 基于浏览器的文档共享
- 纸质文件、传真、工程图纸等的文件管理
• 支持A6-A3 高速文件扫描仪,
• 支持A2-A0 大幅面扫描仪,扫描工程图
• 支持中、英文文字识别
• 支持AutoCAD工程图格式
- 文件流
• 排程的文件上传及分派助理
• 文件讨论、邀请与警示的协同作业
• 整合微软SharePoint, 微软Workflow Foundation, K2.Net等高性能文件流系统
• 支持Lotus Note, Ultimatis, WorkflowGen 等文件流引擎
文档安全管理
• 实现文档、资料夹安全性管理
• 根据使用者、群组和职务划分，提供强大的安全保护
• 文件版本控制
• 用户操作日志
| 制造业 |
扫描并管理生产过程中的各种生产工单、定货单、供应商资料、ISO文档等；与SAP、Oracle、ERP系统整合。 |
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物流业 |
扫描并管理客户签收的快递单、代收货款收据、报关单据、客户资料等。 |
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金融服务业 |
扫描并管理大量的业务凭证、业务记录、信贷资料、客户详细资料等。 |
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政府部门 |
扫描并管理政府公文、会议记录、审批文件等。 |
部门应用
| 采购部门 |
扫描并管理供应商概况、签署的合同、保证书、承诺书，说明书、规格书、一些原材料的相关测试报告等。 |
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船务部门 |
扫描并管理进出口报关单证、信用证审批材料、品质检验单、产地证明、货物数量证明相关资料、装箱单 、货运公司资料等。 |
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工程部门 |
扫描并管理产品设计图纸、施工组织设计文件、合同文本、概预算书 、工程变更文件、工艺流程 、技术说明资料等。 |
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财务部门 |
扫描并管理财务制度、会计凭证、发票及单据、各类合同、各类对帐单、财务报表、审计报告、报销记录、资产记录等。 |
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文档控制中心 |
扫描并管理品质手册、作业指导书等ISO文档资料；归档资料、版本更新签收记录；文档借阅规定和签入/出记录、内审外审记录等。 |
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人力资源部门 |
扫描并管理员工雇用合同、身份证明资料、入职及离职资料等。 |
系统设置管理
• 用户使用界面设置
• 数据批量上传
• 高度弹性的系统设计
• 稽核历程追踪
• 数据备份
